„Schaun wir mal, dann sehn wir schon.“ – Unklare Ziele sind eine der häufigsten Ursachen für das Scheitern von Veränderungen. SMARTe Ziele geben Orientierung.
Unklare oder konkurierende Ziele
Oftmals wird bereits zu Beginn eines Projektes durch unklare oder unrealistische Anforderungen sowie Zielkonflikte mit anderen Aufgabenstellungen das Scheitern vorprogrammiert. Beispielhaft seien hier zwei, leider typische Themen genannt: Auf der einen Seite sollen Kosten reduziert, auf der anderen Seite aber der Umsatz gesteigert werden. Projekt A reduziert also die Anzahl der Mitarbeiter und Projekt B fehlen die Ressourcen. Zweites Beispiel: ein Produkt wird an einen anderen, kostengünstigeren Standort verlagert. Der abgebende Standort behält aber einen großen Teil seiner Fixkostenstruktur. Am Ende wird das verlagerte Produkt preiswerter, der abgebende Standort verliert jedoch seinen Deckungsbeitrag und rutscht mit unter in die finanzielle Schieflage.
Um Projekte erfolgreich durchführen zu können, bedarf es einer klaren Zielsetzung und abgestimmter Leitplanken. Das Projektteam muss genau wissen, was es am Ende abzuliefern hat. Eine Abgrenzung zu Aufgaben, die nicht in den Projektumfang gehören fällt zwar oft schwer, ist jedoch unumgänglich, um die knappen Ressourcen nicht mit „überflüssigen“ Aufgaben zu belasten. Wichtig sind die Kriterien, nach denen beurteilt wird, ob das Ergebnis „gut“ ist.
Weiterhin sind alle bekannten Rahmenbedingungen und Einflussfaktoren zu beachten, um Abhängigkeiten und Einflüsse berücksichtigen zu können. Angefangen von gesetzlichen und normativen Vorgaben über parallel laufende Projekte und strategische Initiativen bis hin zu den gewünschten, wirtschaftlichen Ergebnissen sind nur einige Beispiele hierfür.
SMARTe Ziele geben Orientierung
Zur Beschreibung von Zielen hat sich in der Praxis die SMART-Methode bewährt. SMART bedeutet, dass Ziele spezifisch, messbar, attraktiv, relevant und terminiert sein sollen.
- Spezifisch: Was konkret soll abgeliefert werden?
- Messbar: Woran sehe ich, wie gut das Ergebnis ist?
- Attraktiv: Ist das Ergebnis anspruchsvoll und trotzdem erreichbar?
- Relevant: Für welches Problem stellt das Ergebnis eine Lösung da?
- Terminiert: Wann soll das Ergebnis vorliegen?
Die Beschreibung der Zielsetzung kann in fünf Abschnitte unterteilt werden:
- Zweck und Ziel
Beschreibung der Ausgangslage: „Warum ist das Projekt notwendig?“
Beschreibung des Zielzustandes: „Was ist nach dem Projekt anders?“ - Lastenheft
Deliverables: „Was soll das Projekt abliefern?“
Erfolgsmaßstab: „Woran ist erkennbar, dass die Ergebnisse „gut“ sind?“ - Abhängigkeiten
Interdependenzen: „Wovon ist das Projekt abhängig, bzw. was beeinflusst das Projekt?“
Stakeholder Analyse: „Wer wird von dem Projekt betroffen bzw. hat ein Interesse an dem Projekt?“ - Pflichtenheft
Konzept: „Wie kann/soll die Aufgabe gelöst werden?“ - Budget
Investitionen: „Was muss angeschafft werden?“
Kosten: „Welche Kosten fallen im Projekt und danach an?“
Unternehmen und deren Umfelder sind nicht starr. Auch sind Informationen und Annahmen über die Zukunft unvollständig und zum Teil schlichtweg falsch. Daraus jedoch zu schlussfolgern, dass eine detaillierte Zielplanung Zeitverschwendung wäre, ist ein Fehler. Planung bedeutet, den Zufall durch den Irrtum zu ersetzen. Während man dem Zufall schutzlos ausgeliefert ist, kann man sich vom großen zum kleinen Irrtum vorarbeiten (Peter Ustinov). Welches Vorgehen man für das Projekt wählt, ob Wasserfall-Methode oder Agil, spielt hier keine Rolle. Alle neuen Erkenntnisse müssen im Laufe des Projektes über „Change Requests“ in die Zielsetzung eingearbeitet werden.
Je nachdem welchen Umfang ein Projekt annimmt und welche Risiken mit der Realisierung einhergehen, entscheidet darüber, wie ausgeprägt die Zielplanung nun wirklich sein muss. „Ich werde 2020 mit den Vereinskollegen meinen ersten Berlin – Marathon in einer Zeit von unter 4 Stunden gelaufen sein und danach meinem Lungenfacharzt das Finisher T-Shirt auf den Tisch gelegt haben.“ – reicht manchmal völlig aus.
Ausblick
Wie Projekte mit ihren Aufgaben in die Projektelandschaft eingebaut und mit Abhängigkeiten umgegangen wird, steht hier.
Beschreibungen und Vorlagen zu den o.g. fünf Punkten werde ich hier verlinken.